Staj
deneyimlerinden yola çıkarak forwarder şirketi olarak hizmet veren firmada
karayolu operasyon departmanların işleyişi hakkında bilgi vereceğim. Öncelikle
forwarder firmasının iş tanımı ile başlayalım. Forwarder karayolu, havayolu,
demiryolu sevkiyatı yapan, gümrükleme ve sigorta hizmetlerini gerçekleştiren
'Anahtar Teslim Nakliye' hizmeti veren firmalardır. Departmanların işleyişini
anlatmaya başlamadan önce bazı terimlerin tanımlarını vereceğim. Çünkü;
departmanların yaptığı işleri anlatırken kullanacağımız terimler olacak. Bu
terimlerin firmada verilen bana söylenen tanımlarını yazacağım. Ayrıca
terimlerin üzerine tıklayarak internet üzerinde ki tanımlarını da
görebilirsiniz. Kullanılan terimler;
*Navlun: Fiyat
teklifidir. Müşterinin taşınmasını talep ettiği yükleri için verilen taşıma
ücretidir.
*Yurtdışı gümrük masrafları (ydg): Konu malzemenin/siparişin
taşınması esnasında yurtdışında ki gümrük masrafları için alınan ücrettir.
*Yurtdışı yol vergisi (maut): Yurtdışında taşıma esnasında oluşan
ülkelerin talep ettiği yol kullanım bedellerini kapsamaktadır.
*Çıkış İhbarnamesi: Yükleme adresinden alınan siparişlerin araca
yüklenip sefere çıkmasının ardından müşteriye çıkış bildiriminin yapıldığı ve
içeriğinde yük ile ilgili detaylı bilgilerin verildiği belgedir.
*Varış İhbarnamesi: Yurtdışından yüklenen aracın yurtiçi gümrük
veya antrepo sahasına gelmesi durumunda müşteriye varış bildirimin yapıldığı
belgedir.
1) Müşteri
Hizmetleri Departmanı: Lojistik müşteri hizmetleri departmanında
müşteri ile iletişimler kurularak organizasyonun ilk aşamasına başlanır.
Müşteri ihtiyaçları, talepleri, sorunları gibi konularda müşteri ileiletişim
kurarak bilgilendirme yapar. Müşteri taşınmasını talep ettiği yükün sipariş
detaylarını vererek bir navlun fiyatı ister. Sipariş detayları;
palet/fıçı/koli/ıbc adet/kg detayları, yükleme ülkesi, boşaltma ülkesi, gümrüğü
vb. bilgiler verir. Bunun üzerine bir fiyat teklifi verilir. Müşterinin teklifi
kabul etmesi üzerine ürünün çıkış ülkesinden varış ülkesine kadar geçen süreci
takip ederek süreçle ilgili müşteriye bilgi verir. Ayrıca sistem üzerinden
sipariş kaydının açılması, çıkış ihbarnamelerinin ulaştırılması ve bildirimin
yapılması, sisteme ydg, maut, navlun, ekspres bedeli, yanıcı navlun farkı vb.
kalemlerin sisteme girilmesini sağlar.
2)
Dispozisyon Departmanı: Müşteri hizmetleri departmanının müşteriden
aldığı sipariş detayları ile müşterinin onayını alıp yükün taşınmasının
kesinleştirilmesi üzerine siparişlerin 'Sefer Planlaması'nı yapmaktadır.
Özellikle parsiyel yüklerde araç organizasyonun yapılması ve siparişlerin
toplanma sırasını organize etmektedir. Araçların sefer atamalarını yapar.
Ayrıca sefer sonunda sefer kâr/zarar durumunun kontrolünü gerçekleştirerek
raporlama yapmaktadır. Sistem üzerinden sefer açılarak; yükleme yeri, varış yeri,
giriş/çıkış gümrüğü, ithalat/ihracat durumu,taşıma şekli, eta bilgisi gibi
bilgilerin veri girişleri sağlanıyor.
3) Tedarik Departmanı: Müşteri hizmetleri ve pazarlama departmanı tarafından
alınan siparişin detaylarına göre uygun araç tedarikini sağlamaktadır.
Siparişin kg, paket ölçüleri, mal palet/fıçı/ıbc/koli bilgileri, yükleme ülkesi
ve boşaltma ülkesi gibi bilgilerine ve parsiyel yük veya komple yük olmasına
göre araç tedarikini sağlar. Uygun olan özmal araçlar ile veya dış kaynak
kullanımı yapılarak kiralık araçlardan yük organizasyonunun yapılması için araç
tedarikini sağlar. Ayrıca sefere çıkan araçların araç konum bilgilerinin
takibini yaparak diğer departmanlara bilgilendirmesini yapmaktadır. Taşınacak
yük için yük sözleşmesini yapar.
4)
Yurtiçi Operasyon Departmanı: Yurtdışından gelen araçların
gümrükten itibaren işlemlerinin yapılmasını sağlamaktadır. Yurtdışından gelen
araçların gümrük kapısında kontrollerinin takibi, beyanname ve tescil
durumlarının takibi, gümrük/antrepo işlemleri gibi süreçlerin takibini sağlar. Aracın
boşaltılmasından, navlun ve ordino faturalarının kesilerek dosyanın
kapatılmasına kadar geçen süreci takip eder.
5)Yurtiçi
Nakliye Departmanı: Yurtiçinde taşımasının yapılacağı yük,konteynır vb. taşımaların
organizasyonu yapmaktadır. Limandan limana, transit taşımacılık veya gümrükten
gümrüğe gibi taşımaları organize etmektedir.
Özet olarak müşteri hizmetleri departmanı sipariş detaylarını alır
ve dispozisyon departmanına bildirir. Dispozisyon departmanı tedarik
departmanına bildirerek araç tedarikinin yapılmasını sağlar. Yurtiçi gümrüğe
gelen araçların tescil ve beyanname durumlarının takibini yurtiçi operasyon departmanı
takip ederek koordine eder. Sonuç olarak lojistik bir bütün olarak hareket
etmektedir. Departmanlar arasında sürekli bir iletişim vardır. Bu
iletişimler hızlı olması açısından outlook üzerinden yazışma olarak yapılır.
İletişim e-mail: huseyinaktas.tr@gmail.com
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder